台東区内の中小企業支援や勤労者福祉事業を担う公益財団法人台東区産業振興事業団様では、施設移転に伴い電話環境の見直しを検討していました。オンプレミスPBX（企業内に設置する電話交換機システム）を移設・更新する場合、多額の設備費や工事費が発生することが課題となっていました。

そこでJ:COMから提供しているクラウドPBXを導入。初期コストの削減に加え、フリーアドレス環境への対応や、場所を問わない電話対応を実現しました。また、管理画面から設定変更が行えるようになり、運用面の柔軟性も向上しています。

―現在の電話対応の現状について教えていただけますでしょうか？

公益財団法人台東区産業振興事業団では、区内中小企業への支援業務や勤労者福祉事業を行っており、多くの問い合わせや相談を電話で受け付けています。電話対応は1日あたり受電約300件、発信約200件にのぼり、その約9割が区内中小企業や会員からの問い合わせです。

電話の内容は、助成金や経営に関する相談、各種事業の受付・予約、申請書の記入に関する問い合わせなど多岐にわたります。

―クラウドPBXの導入前は、どのような課題やお悩みをお持ちでしたか？

施設移転を控える中で、新しいオフィス環境に適した電話環境の整備が課題となっていました。
従来の環境を継続する場合、長年利用していたオンプレミスPBXの更新、移設に伴う配線工事費も発生するため、大きなコスト負担が見込まれていました。さらに、仮移転と本移転の2回の移転を予定していたため、同様の対応が繰り返し必要となる可能性があり、コストと運用負荷の増大が懸念されていました。

また、電話番号などの設定を変更するたびに、ベンダーへ依頼する必要があり、保守費用の発生や運用面の負担が課題となっていました。

―クラウドPBXの導入によって、どのような効果がありましたか？

従来のPBXを更新した場合と比べると、初期コストを約300万円削減できました。また、このあと予定している本移転においても、機器の移設や配線工事を行うことなく、電話環境を継続利用できるため、追加コストや移転時の負担を抑えられる点は大きなメリットだと感じています。さらに、クラウドPBXを導入したことで、電話環境の柔軟性も大きく向上しました。職員がスマートフォンで電話対応できるようになり、固定席に縛られない運用が可能になりました。場所を問わず電話を受けられるため、折り返し対応の削減につながったほか、電話の取次ぎや対応時間の短縮など、業務効率化の効果も実感しています。

また、これまで電話番号や内線設定の変更時にはベンダーへ依頼が必要でしたが、管理画面から自分たちで行えるようになりました。その結果、運用コストの削減に加え、設定変更時の手間や時間も大幅に軽減され、運用面の柔軟性が向上しています。

―導入にあたって、J:COMのサポートはいかがでしたか？印象に残っている点があれば教えてください。

施設の仮移転に合わせた短期間での導入プロジェクトでしたが、提案内容がシンプルで分かりやすく、問い合わせへのレスポンスも早かったため、安心して導入を進めることができました。また、移転スケジュールに合わせて迅速に対応いただき、短期間で導入できた点も非常に助かりました。

特に印象に残っているのは導入時のサポートです。今回、クラウドPBX導入に併せて23台のJ:COM BUSINESS MOBILEを導入しましたが、SIMカードの登録やGoogleアカウントの設定、クラウドPBXアプリの初期設定なども支援していただきました。もし自分たちだけで対応していたら、大きな負担になっていたと思います。

―現在、クラウドPBXをどのように活用されていますか？

主な用途は電話対応ですが、職員一人ひとりが端末を持つことで、場所を問わず電話を受けられる環境になっています。
また、内線機能もよく利用しています。当団体は1階と2階に分かれているため、『来客があった』『担当者につないでほしい』といった業務連絡を内線でスムーズに行っています。
また、これまで利用できなかった通話録音機能も活用しており、電話業務の品質向上や対応内容の確認に役立っています。

―最後に、クラウドPBXの導入を検討している企業・団体へメッセージをお願いします。

クラウドPBXはコスト削減や柔軟な働き方の実現だけでなく、運用負担の軽減にもつながるサービスです。導入時には準備や操作などに不安がありましたが、J:COMの丁寧なサポートにより、スムーズに導入することができました。

オフィス移転や電話環境の見直しを予定している企業・団体にとって、安心して導入できるソリューションだと思います。